Zarządzanie projektem

Pora na narzędziownik!

Ostatnio na moim Instagramie (izagawecka_edu) pytałam o to jaki temat z zakresu zarządzania projektem byłby dla Was najciekawszy. Zdecydowana większość głosów przypadła narzędziom. Muszę przyznać, że robiąc research w tym temacie jestem zaskoczona jak wiele uwagi poświęca się aplikacjom takim jak Trello, Asana czy Slack. Jeśli szukasz platformy do organizowania pracy zespołu, mogą być one dla Ciebie użyteczne… ja jednak jestem o wiele bardziej staroświecka 🙂

Mając na myśli narzędzia do zarządzania projektem/projektami podzielę się z Tobą tym, czego faktycznie używam od ponad dekady. Wierzę, że jeśli chodzi o narzędzia to nie ma lepszych czy gorszych. Są te, których się używa i te, które idą w zapomnienie, bo zwyczajnie do nich nie zaglądasz.

  • 1. Kartka i długopis

Serio! Jest jakaś magia w tym, że słowo pisane własnoręcznie działa inaczej. Zapiski to coś, czego używam, głównie, na etapie koncepcyjnym. Robię mapę myśli, zbieram skojarzenia, planuję przebieg działań. Robię notatki. Jeśli tablet jest dla Ciebie bardziej naturalny – śmiało! Ponownie, ważne jest żeby korzystać z tego, co jest Ci bliższe.

Podczas pracy w większym zespole wykorzystuję flipchart, duży arkusz szarego papieru lub tablicę. Cokolwiek, gdzie możliwe będzie zebranie różnych myśli w jednym miejscu. Dbam o to, żeby po skończonym spotkaniu spisać wszystko w formie przejrzystego tekstu (doc lub treść maila). Można dorzucić zdjęcia, żeby przypomnieć jak wyglądała nasza praca, ale same zdjęcia to za mało. Przepisanie „na czysto” pomaga uporządkować zapiski, w przyszłości łatwiej też „przekleić” spisane treści.

Brzmi oldshoolowo? Ale działa.

  • 2. Excel, arkusz Google

Wśród dziesiątek zrealizowanych przeze mnie projektów, nie ma ani jednego, który nie miałby dedykowanego pliku w arkuszu kalkulacyjnym.

Po pierwsze, jako koordynatorka, muszę mieć pod ręką budżet projektu, harmonogram, zadania i dane statystyczne (np. uczestników). To wszystko, bardzo przejrzyście, mogę umieścić w kolejnych zakładkach tego samego pliku.

Typowe rozdziały?

a) BUDŻET – czasami ma wiele kolumn, zdarza się, że przepisuję go kilka razy, każdy wariant innym kolorem. Dlaczego? Lubię mieć jasność i zobaczyć na jaką elastyczność mogę sobie pozwolić. Już na początku realizacji projektu chcę wiedzieć jakie przesunięcia budżetowe są możliwe (zazwyczaj jest to 10%), a ponieważ matma nie jest moją mocną stroną wolę spisać wszystko na początku. Przy ustawieniu odpowiednich formuł excel policzy za mnie 🙂

b) HARMONOGRAM – oczywiście wykres Gantta! Idealnie wpisuje się w arkusz kalkulacyjny, jest kolorowy i pozwala „zobaczyć” cały projekt z lotu ptaka identyfikując, bardziej i mniej, pracowite miesiące. Przy mniejszych projektach, łączę budżet i wykres Gantta zaznaczając tymi samymi kolorami wydatki i związane z nimi zadania w projekcie.

c) INFO – czyli to, co wielokrotnie muszę przeklejać: formułka informacyjna o finansowaniu, wzór opisu faktury, krótka informacja o projekcie, dane do faktury, najważniejsze kontakty np. mail i telefon do opiekuna projektu.

d) UCZESTNICY_CZKI – tutaj przede wszystkim pamiętaj o RODO. Jeśli chcesz gromadzić dane osób uczestniczących w projekcie skonsultuj się z osobą, która w Twojej organizacji odpowiada za ochronę danych osobowych żeby robić to bezpiecznie. Do większości raportów potrzebne są tak naprawdę dane statystyczne, czasami można zapisać je bez gromadzenia danych osobowych. Najważniejszym narzędziem w arkuszu przy tworzeniu statystyk jest dla mnie „utwórz filtr”. Pozwala w prosty sposób policzyć np. ile mamy w projekcie kobiet poniżej 30 roku życia.

  • 3. Bieżąca komunikacja

Zespół projektu powinien być w stałym kontakcie dla zapewnienia sprawnego przepływu informacji. Wszystko jedno, które narzędzie wybierzecie – ważne, żeby wszystkie osoby swobodnie z niego korzystały i naprawdę tam zaglądały. To główny powód dlaczego nie znajdziecie u mnie opisu jak korzystać z Trello, Asany, Slacka, Jiry, Mondaya itd. Nie zliczę ile razy borykałam się z problemami związanymi z tym, że: ktoś nie zajrzał na platformę, zespół nie umie korzystać z narzędzia, ktoś ma tę apkę tylko na służbowym komputerze, dopiero się uczy… Żeby uniknąć stresu związanego z tym, że umykają nam powiadomienia wybieram dwa kanały komunikacji:

a) oficjalny – u mnie zazwyczaj mail. Najlepiej z tytułem projektu w temacie lub jako jedna, trwająca korespondencja (działa tylko jeśli wybieramy „odpowiedz wszystkim”). Pozwala nie zgubić ważnych podsumowań, ustaleń, notatek. Oczywiście może to być też współdzielony plik lub jedna z wymienianych wyżej aplikacji do zarządzania projektem. Ważne, żeby miał charakter zobowiązujący.

b) mniej oficjalny – Massenger, czat w aplikacji, z której wszystkie osoby korzystają, Signal, grupa na FB. Służy do przypominania o zadaniach, wymieniania mniej ważnych informacji np. „ej, widziałyście jaki super komentarz dostałyśmy pod tą akcją?”. Ludzie, którzy razem pracują naprawdę potrzebują być w kontakcie również w sprawach, które nie są pilne. Ważne, żebyście mieli zgodę na to, że tutaj coś może umknąć.

Z wyrozumiałością podchodzę do tego, że inaczej korzystamy z różnych aplikacji. Każdy, każda z nas ma swój rytm pracy. Dla jednych nowa aplikacja będzie ekscytującym narzędziem, dla innych utrudnieniem. Z perspektywy koordynatorki projektu najważniejsze żeby zadbać o bieżący przepływ informacji, dostosowany, do możliwości i preferencji, każdej osoby w zespole. Jeśli chcesz wprowadzić nowe narzędzie, wybierz takie, które jest znane jak największej ilości osób. Wspieraj w jego implementacji tych, którzy dopiero się go uczą. Zadbaj o to, żebyście pracowali zgodnie z trybem, na który się umawiacie. W razie czego jest jeszcze kontakt telefoniczny i sms.

  • Podsumowanie

Efektywne zarządzanie projektami wymaga odpowiednich narzędzi, które wspomagają organizację, komunikację i kontrolę nad postępem prac. W zależności od charakteru projektu, skali i specyfiki zespołu, warto wybrać narzędzie, które najlepiej odpowiada waszym potrzebom. Dzięki odpowiedniemu planowaniu i intuicyjnym narzędziom praca będzie dla zespołu naturalna i prosta. I chociaż kolejne firmy prześcigają się w podsuwaniu rozwiązań i aplikacji, „których potrzebujesz”, pamiętaj… chodzi o to żeby sobie ułatwić, nie utrudnić 🙂

Korzystasz z moich treści? https://buycoffee.to/izagawecka